Проверить и подтвердить группы документов¶
Этот сценарий описывает, как просмотреть автоматически созданные группы документов, убедиться в правильности группировки и подтвердить результат.
Что понадобится¶
- Документы в архиве программы должны быть загружены и обработаны (см. сценарий Загрузить документы и дождаться обработки).
Зачем проверять группы¶
После обработки программа автоматически объединяет связанные документы в группы. Например, счёт-фактура и акт выполненных работ по одному договору попадают в одну группу, потому что у них совпадают номер, дата и контрагент.
Автоматическая группировка обычно работает точно, но иногда возможны ошибки:
- Два разных документа с похожими реквизитами могут оказаться в одной группе.
- Документ с опечаткой в номере может не попасть в нужную группу.
Проверка групп позволяет исправить такие ошибки до того, как вы начнёте работу с реестрами.
Шаг 1. Откройте раздел «Группы документо⻶
Нажмите пункт Группы документов в левом меню. Вы увидите сводку и список групп.
Шаг 2. Оцените общую картину¶
Посмотрите на карточки сводки в верхней части экрана:
| Карточка | На что обратить внимание |
|---|---|
| Всего групп | Общее количество групп |
| Подтверждено | Группы, которые вы уже проверили и подтвердили |
| Ожидают проверки | Группы, требующие вашего внимания |
| Без группы | Документы, не вошедшие ни в одну группу |
Начните с групп в статусе «Ожидают проверки».
Шаг 3. Отфильтруйте группы (при необходимости)¶
Используйте фильтры над списком групп:
- По статусу --- выберите «Ожидают проверки», чтобы видеть только непроверенные группы.
- Поиск --- введите номер документа или название контрагента, чтобы найти конкретную группу.
Шаг 4. Проверьте каждую группу¶
Для каждой группы в списке:
- Посмотрите состав группы --- какие документы в неё входят. Обратите внимание на тип каждого документа (счёт, акт, договор), номер, дату и контрагента.
- Проверьте основной документ --- программа выбирает один документ как основной (обычно это документ с наиболее полными реквизитами). Его данные используются при сверке с реестром.
- Откройте оригинал --- нажмите на название документа, чтобы увидеть отсканированный оригинал и сравнить его с распознанными данными.
На что обращать внимание¶
- Все документы в группе должны относиться к одной сделке. Если среди них оказался документ от другого контрагента или с другим номером --- это ошибка.
- Если в группе только один документ, возможно, его «пара» не была загружена или не была распознана корректно.
Шаг 5. Подтвердите или разгруппируйте¶
Для каждой проверенной группы выполните одно из действий:
- Подтвердить --- нажмите кнопку подтверждения (значок галочки), если группировка выполнена правильно. Статус группы изменится на «Подтверждено».
- Разгруппировать --- нажмите кнопку разгруппировки, если документы объединены ошибочно. Документы вернутся в список без группы и смогут быть заново сгруппированы.
Совет
Если нужно разгруппировать только один документ (а не всю группу), откройте группу и удалите из неё конкретный документ, нажав кнопку удаления рядом с ним.
Шаг 6. Проверьте документы без группы¶
После проверки всех групп обратите внимание на карточку «Без группы». Если число велико, возможно:
- Некоторые документы не распознаны правильно --- откройте их в разделе «Поиск» или «Типы документов» и проверьте извлечённые данные.
- Документы действительно одиночные и не имеют «пары» в архиве --- это нормально.
Результат¶
Когда все группы проверены:
- Карточка «Ожидают проверки» показывает 0.
- Вы можете переходить к сверке с реестром (см. сценарий Сверить реестр с архивом), зная, что данные в группах проверены.