Сверить реестр с архивом и получить итоговую таблицу¶
Этот сценарий описывает, как загрузить таблицу Excel с перечнем документов, настроить правила сверки, запустить поиск и выгрузить результаты.
Что понадобится¶
- Файл Excel (
.xlsxили.xls) с реестром документов. В таблице должны быть колонки с реквизитами: номер документа, дата, контрагент, сумма и т. д. - Документы в архиве программы уже должны быть загружены и обработаны (см. сценарий Загрузить документы и дождаться обработки).
Шаг 1. Загрузите реестр¶
- Откройте раздел Реестры в левом меню.
- Перетащите файл Excel на область загрузки или нажмите на неё и выберите файл.
- Дождитесь окончания загрузки.
После загрузки программа автоматически откроет мастер настройки реестра.
Шаг 2. Укажите, как читать таблицу¶
На вкладке Лист и парсинг:
- Выберите лист --- если в файле несколько листов, укажите нужный.
- Укажите строку заголовков --- номер строки, в которой записаны названия колонок. Программа покажет предпросмотр, чтобы вы могли убедиться в правильности.
- Укажите строку начала данных --- номер первой строки с данными (обычно это строка сразу после заголовков).
- При необходимости включите заполнение пропусков сверху вниз --- если в некоторых ячейках значения пропущены и подразумевается, что они повторяют значение из строки выше.
- Нажмите Импорт, чтобы загрузить строки реестра в систему. Дождитесь завершения --- над таблицей появится количество импортированных строк.
Шаг 3. Настройте привязку полей¶
Перейдите на вкладку Маппинг и поиск:
- Для каждой колонки реестра укажите, какому полю документа она соответствует. Например, колонка «Номер договора» соответствует полю «Номер документа», колонка «Дата» --- полю «Дата документа».
- Выберите способ сравнения для каждого поля:
- Точное --- значения должны совпадать полностью.
- Приблизительное --- допускаются незначительные различия в написании.
- Диапазонное --- для дат допускается отклонение на указанное количество дней.
- Назначьте вес каждому полю --- число, определяющее, насколько важно совпадение по этому полю. Чем больше вес, тем сильнее влияет совпадение на итоговый балл.
Совет
Если у вас есть колонка с номером документа --- поставьте ей самый большой вес (например, 40). Номер документа --- самый надёжный признак для поиска. Дату и контрагента можно использовать как дополнительные критерии с меньшим весом.
Шаг 4. Создайте правила сопоставления¶
Правило сопоставления --- это набор полей с их весами и способами сравнения. Вы можете создать несколько правил, если нужно искать документы по разным комбинациям полей.
- Нажмите Добавить правило.
- Отметьте, какие поля входят в правило, и настройте их параметры.
- Укажите минимальный балл совпадения --- порог, ниже которого результаты не считаются найденными. Обычно подходит значение от 60 до 80.
- Выберите режим: первое совпадение (поиск прекращается после первого подходящего документа) или все совпадения (программа покажет все документы, набравшие достаточный балл).
Шаг 5. Запустите поиск¶
Нажмите кнопку Поиск. Программа начнёт сравнивать каждую строку реестра с документами из архива.
Ход выполнения отображается в виде индикатора с процентом завершения. Поиск может занять от нескольких секунд до нескольких минут в зависимости от количества строк в реестре и числа документов в архиве.
Шаг 6. Просмотрите результаты¶
После завершения поиска откроется экран результатов. Здесь вы увидите:
- Сводку --- сколько строк найдено, сколько не найдено, сколько подтверждено, средний балл совпадения.
- Таблицу строк реестра --- каждая строка показывает значения из реестра, найденный документ (если есть), балл совпадения и статус.
Что означают статусы строк¶
| Статус | Что означает |
|---|---|
| Найдено | Программа нашла подходящий документ. Проверьте правильность и подтвердите |
| Не найдено | Программа не нашла документ с достаточным баллом совпадения |
| Подтверждено | Вы вручную подтвердили, что найденный документ --- правильный |
Шаг 7. Подтвердите правильные совпадения¶
Для каждой строки со статусом «Найдено»:
- Просмотрите найденный документ, нажав на его название (откроется окно просмотра оригинала).
- Сравните реквизиты: номер, дату, контрагента, сумму.
- Если всё верно --- нажмите кнопку подтверждения (значок галочки).
- Если документ найден неправильно --- нажмите кнопку отклонения.
Совет
Обратите внимание на балл совпадения. Строки с баллом выше 90 почти наверняка найдены верно. Строки с баллом 60--80 стоит проверить внимательнее.
Шаг 8. Выгрузите итоговую таблицу¶
Когда проверка завершена:
- Нажмите кнопку Экспорт в заголовке экрана.
- Программа сформирует файл Excel с результатами сверки.
В итоговой таблице для каждой строки реестра будет указано, найден ли документ, с каким баллом совпадения и какие поля совпали.
Что делать, если многие строки не найдены¶
Если значительная часть строк реестра получила статус «Не найдено», возможные причины:
- Документы ещё не загружены --- убедитесь, что нужные файлы есть в архиве и обработка завершена.
- Неверно настроена привязка полей --- вернитесь в мастер настройки и проверьте, что колонки реестра связаны с правильными полями документов.
- Слишком высокий порог совпадения --- попробуйте снизить минимальный балл в правиле (например, с 80 до 60).
- Расхождения в написании --- если номера документов записаны по-разному (например, в реестре «АКТ-123», а в документе «Акт No 123»), используйте приблизительное сравнение вместо точного.
Подробнее --- в сценарии Что делать, если документ не нашёлся.