Что делать, если документ не нашёлся в реестре¶
Этот сценарий поможет разобраться, почему программа не нашла совпадение для строки реестра, и подскажет, как исправить ситуацию.
Общий принцип¶
Программа ищет документы, сравнивая значения из строки реестра (номер, дату, контрагента, сумму) с данными, извлечёнными при распознавании. Для каждого поля начисляются баллы за совпадение. Если итоговый балл ниже установленного порога --- строка считается «не найденной».
Причины, по которым документ не находится, делятся на три группы:
- Документа нет в архиве --- он не был загружен или не обработан.
- Документ есть, но распознан с ошибками --- программа извлекла неверные данные.
- Документ есть и распознан верно, но настройки сверки не позволяют его найти --- слишком строгие правила, неверная привязка полей или расхождения в написании.
Ниже --- пошаговая проверка по каждой из этих причин.
Проверка 1. Есть ли документ в архиве¶
- Откройте раздел Поиск.
- Введите номер документа или другой известный реквизит.
- Если документ найден --- перейдите к проверке 2.
- Если документ не найден:
- Откройте раздел Архив и убедитесь, что файл загружен.
- Откройте раздел Очередь обработки и проверьте, нет ли файла в состоянии ошибки.
- Если файл не загружен --- загрузите его (см. сценарий Загрузить документы и дождаться обработки).
- Если файл в ошибке --- попробуйте повторную обработку или обратитесь к администратору.
Проверка 2. Правильно ли распознан документ¶
- Найдите документ в разделе Поиск или Типы документов.
- Нажмите на документ, чтобы открыть окно просмотра.
- Сравните распознанные поля (номер, дата, контрагент, сумма) с тем, что написано в оригинале.
Типичные ошибки распознавания¶
| Проблема | Пример | Что делать |
|---|---|---|
| Неверный номер | В оригинале «АКТ-2023/456», распознано «АКТ-2023/4S6» | Откройте окно редактирования и исправьте номер вручную |
| Неверная дата | В оригинале «15.03.2023», распознано «15.08.2023» | Исправьте дату вручную |
| Пропущено поле | Контрагент не распознан (поле пустое) | Заполните поле вручную |
| Неверный тип документа | Акт распознан как счёт | Измените тип документа |
После ручной правки перезапустите поиск по реестру --- исправленный документ должен найтись.
Проверка 3. Правильно ли настроена сверка¶
Если документ есть в архиве и распознан верно, но всё равно не находится, проблема в настройках реестра.
Неверная привязка полей¶
Откройте мастер настройки реестра и проверьте:
- Колонка реестра с номером документа привязана к полю «Номер документа» (а не к другому полю)?
- Колонка с датой привязана к полю «Дата документа»?
- Не пропущена ли важная колонка?
Слишком высокий порог совпадения¶
Если минимальный балл совпадения установлен слишком высоко (например, 90), программа отсеивает результаты с небольшими расхождениями. Попробуйте снизить порог до 60--70 и повторить поиск.
Точное сравнение вместо приблизительного¶
Если для поля выбрано точное сравнение, даже незначительное различие в написании приведёт к несовпадению:
| В реестре | В документе | Точное сравнение | Приблизительное сравнение |
|---|---|---|---|
| ООО «Альфа» | ООО "Альфа" | Не совпадает (разные кавычки) | Совпадает |
| АКТ-123 | Акт No 123 | Не совпадает | Совпадает |
| 1 500 000 | 1500000 | Не совпадает | Совпадает |
Если вы сталкиваетесь с подобными расхождениями, переключите способ сравнения для проблемного поля на «Приблизительное».
Особый случай: неоднозначные даты¶
Даты в документах и реестрах записываются в разных форматах. Программа умеет распознавать большинство из них, но некоторые даты могут быть истолкованы двояко.
Когда дата неоднозначна¶
Дата считается неоднозначной, когда день месяца не превышает 12. В этом случае непонятно, что стоит первым --- день или месяц:
| Запись | Возможные толкования |
|---|---|
| 03.05.2023 | 3 мая 2023 или 5 марта 2023 |
| 07/11/2023 | 7 ноября 2023 или 11 июля 2023 |
Программа учитывает все возможные толкования и ищет совпадение по каждому из них. Если хотя бы одно толкование даты из реестра совпадает с хотя бы одним толкованием даты документа --- совпадение засчитывается.
Когда дата однозначна¶
Если день больше 12, неоднозначности нет:
| Запись | Толкование |
|---|---|
| 25.12.2023 | Только 25 декабря 2023 |
| 2023-05-03 | Только 3 мая 2023 (международный формат всегда однозначен) |
Влияние на балл совпадения¶
Если обе даты однозначны и совпадают --- балл за это поле максимальный. Если одна или обе даты неоднозначны --- балл немного снижается, потому что программа не может быть полностью уверена в правильности совпадения.
Что делать при проблемах с датами¶
- Если дата в реестре записана неоднозначно, попробуйте переписать её в международном формате (ГГГГ-ММ-ДД, например 2023-05-03) --- это устранит неоднозначность.
- Если даты в реестре и документе отличаются на один-два дня, используйте диапазонное сравнение при настройке реестра. Укажите допуск в днях (например, 3), и программа будет считать совпадением даты, отличающиеся не более чем на указанное число дней.
Особый случай: расхождение по контрагенту¶
Названия организаций часто записываются по-разному:
| В реестре | В документе |
|---|---|
| ООО «Альфа-Строй» | Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Строй» |
| ПАО Сбербанк | ПАО «Сбербанк России» |
Если для поля контрагента выбрано приблизительное сравнение, программа приводит оба названия к единому виду (убирает организационно-правовую форму, кавычки, лишние пробелы) и сравнивает результат. Это помогает в большинстве случаев.
Если совпадение всё равно не находится, проверьте, не записано ли название с опечаткой --- в реестре или в распознанных данных документа.
Особый случай: расхождение по сумме¶
Суммы могут записываться с разделителями тысяч, с копейками или без, с пробелами:
| В реестре | В документе | Результат |
|---|---|---|
| 1 500 000,00 | 1500000.00 | Совпадает (программа нормализует числа) |
| 1 500 000 | 1 500 000,50 | Не совпадает (различие в копейках) |
Если суммы отличаются на копейки, проверьте, не включён ли в одну из них налог на добавленную стоимость.
Если ничего не помогло¶
- Убедитесь, что документ действительно существует в бумажном архиве и был отсканирован.
- Откройте оригинал документа и убедитесь, что он читаем --- если скан размытый или перевёрнутый, распознавание могло дать ошибочные результаты. В этом случае загрузите файл лучшего качества и обработайте заново.
- Попробуйте создать отдельное правило с минимальным порогом (например, 30) и одним полем (только номер документа). Если документ появится в результатах с низким баллом --- значит, остальные поля расходятся, и вы увидите, какие именно.
- Обратитесь к администратору с номером строки реестра и номером документа --- он сможет проверить данные напрямую в системе.