Группы документов¶
Экран «Группы документов» показывает документы, которые программа автоматически объединила в группы по общим признакам. Здесь вы можете просмотреть состав каждой группы, подтвердить правильность группировки или разгруппировать ошибочно объединённые документы.
Зачем нужна группировка¶
В архиве часто встречаются документы, которые относятся к одной сделке или одному договору. Например, к одному счёту-фактуре прилагается акт выполненных работ и справка к акту. Все эти документы имеют общий номер, дату, контрагента и сумму.
Программа умеет находить такие связи автоматически. Она сравнивает распознанные поля каждого документа с полями других документов и, если сходство достаточно высокое, объединяет их в одну группу. Это помогает:
- быстро находить все документы по одной сделке;
- проверять комплектность пакета (есть ли счёт, акт, накладная);
- при сверке с реестром работать не с отдельными листами, а с целым пакетом.
Как программа решает, что документы образуют группу¶
Программа начисляет баллы за совпадение каждого признака:
| Признак | Баллы |
|---|---|
| Совпадение номера документа | +20 |
| Совпадение даты | +20 |
| Совпадение контрагента | +25 |
| Совпадение суммы | +20 |
Если общая сумма баллов двух документов достигает 65 и более, они объединяются в одну группу.
Пример: счёт-фактура и акт имеют одинаковый номер (+20), одну дату (+20) и одного контрагента (+25). Итого 65 баллов --- программа объединит их в группу.
Справка на экране¶
В верхней части экрана расположена сворачиваемая панель «Справка: как работают группы документов». При нажатии на неё открывается краткое пояснение о том, что такое группа, как начисляются баллы и какие статусы и действия доступны. Эта справка всегда под рукой, если вы забыли значение какого-то элемента.
Сводка¶
Под справкой расположены четыре карточки со сводными числами:
| Карточка | Что показывает |
|---|---|
| Всего групп | Общее количество групп в системе |
| Подтверждено | Количество групп, правильность которых подтверждена пользователем |
| Ожидают проверки | Количество групп, которые программа создала автоматически и которые ещё не проверены |
| Без группы | Количество документов, которые не вошли ни в одну группу |
Эти числа помогают оценить, сколько работы по проверке ещё предстоит.
Фильтр по статусу¶
Под сводкой расположен выпадающий список для фильтрации групп по статусу:
| Значение фильтра | Что показывает |
|---|---|
| Все статусы | Все группы без ограничений |
| Ожидают проверки | Только группы со статусом «Ожидает» |
| Подтверждённые | Только группы со статусом «Подтверждено» |
Справа от фильтра отображается количество показанных групп.
Список групп¶
Основная часть экрана занята списком групп. Каждая группа представлена отдельной карточкой.
Заголовок карточки¶
В заголовке группы отображаются:
- Номер --- номер документа, по которому сформирована группа (например, «№1234»). Если номер не удалось определить, показывается надпись «Без номера».
- Дата --- дата документа (если она была распознана).
- Статус --- текущее состояние проверки группы (подробнее ниже).
- Процент уверенности --- насколько программа уверена в правильности группировки, выраженное в процентах.
Состав группы¶
Под заголовком указаны:
- Типы документов --- перечень типов документов, входящих в группу (например, «счёт фактура, акт выполненных работ, справка к акту»).
- Количество документов --- сколько документов входит в группу.
- Контрагент --- название контрагента (если оно было распознано).
- Сумма --- денежная сумма документа в рублях (если она была распознана).
- Метод группировки --- как группа была создана: «автоматический» (программой) или «ручной» (пользователем).
Статусы группы¶
| Статус | Значение | Что делать |
|---|---|---|
| Ожидает | Группа создана программой автоматически и ещё не проверена | Просмотрите состав группы и нажмите «Подтвердить», если документы действительно связаны, или «Разгруппировать», если объединение ошибочное |
| Подтверждено | Пользователь проверил группу и подтвердил, что документы объединены правильно | Дополнительных действий не требуется. При необходимости можно разгруппировать |
| Отклонено | Группировка была отменена | Документы были возвращены в общий список |
Кнопки действий¶
У каждой карточки группы справа расположены кнопки:
| Кнопка | Что делает |
|---|---|
| Оригинал | Открывает окно просмотра исходного файла, из которого были извлечены документы группы |
| В реестре | Переходит к экрану результатов по реестру, в котором найдены документы этой группы. Если документы не участвовали в сверке с реестром, происходит переход к списку реестров |
| Подтвердить | Отмечает группу как проверенную и правильную. Кнопка доступна только для групп со статусом «Ожидает» |
| Разгруппировать | Отменяет группировку: документы из группы возвращаются в общий список как отдельные записи. Это действие доступно для любого статуса |
Просмотр документов внутри группы¶
Чтобы увидеть, какие именно документы входят в группу, нажмите на стрелку слева от заголовка карточки. Список документов раскроется под основной информацией.
Для каждого документа в группе показаны:
| Элемент | Описание |
|---|---|
| Тип документа | Например, «счёт фактура», «акт выполненных работ» |
| Номер страницы | На каких страницах исходного файла находится этот документ (например, «стр. 3» или «стр. 3-5») |
| Метка «Главный» | Показывается у основного документа группы --- того, который программа считает центральным |
| Метка «Расхождение» | Появляется, если обнаружено несовпадение между данными из имени файла и данными из содержимого документа |
| Месторождение | Название месторождения, если оно было найдено в тексте документа |
| Номер документа | Распознанный номер |
| Дата документа | Распознанная дата |
| Системные номера | Внутренние номера из учётной системы, если они были найдены в тексте |
| Контрагент | Название организации |
| Проект | Название проекта, если оно указано в документе |
| Сумма | Денежная сумма в рублях |
| Достоверность распознавания | Процент уверенности программы в правильности распознавания. Зелёный цвет (от 90%) означает высокую уверенность, серый (70--89%) --- среднюю, красный (ниже 70%) --- низкую |
Нажатие на документ открывает окно просмотра и редактирования документа.
Пустой экран¶
Если в системе ещё нет ни одной группы, на экране отображается сообщение «Пока нет групп документов» с пояснением, что группы создаются автоматически при обработке документов. Группы появятся после того, как вы загрузите документы и программа их обработает.
Советы по работе с группами¶
- Начинайте с групп со статусом «Ожидает» --- они требуют вашего внимания. Используйте фильтр, чтобы показать только ожидающие проверки.
- Раскрывайте группу перед подтверждением --- убедитесь, что все документы в ней действительно связаны друг с другом.
- Обращайте внимание на процент уверенности --- если он ниже 70%, стоит особенно внимательно проверить состав группы.
- Используйте кнопку «В реестре» --- чтобы быстро перейти к результатам сверки для документов конкретной группы.
- Метка «Расхождение» у документа означает, что данные из имени файла не совпадают с распознанным содержимым. Это не обязательно ошибка, но стоит обратить внимание.